Funktionen

In diesem Kapitel werden unterschiedliche Funktionen von bill-to im Detail beschrieben. Die genaue Einrichtung findet sich dann auch in den anderen Kapiteln.

Abrechnung

Es gibt verschiedene Funktionen die die Abrechnung beeinflussen können.

Sammelrechnung

Unterschiedliche Rechnungen können zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Ob Abonnements zusammengefasst werden sollen wird über das Feld Sammelrechnungscode auf der Abonnementkarte gesteuert.

In der Abonnement Einrichtung kann die Funktion gesteuert werden.

Feld	Beschreibung
Sammelrechnungen erlauben	Legt fest, unter welchen Umständen Sammelbelege erstellt werden, wenn dies über die Sammelrechnungsgruppe im Abonnement hinterlegt ist. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Offene Belege: Erlaubt eine Sammelrechnung für alle zusammengehörigen offenen Rechnungen oder Aufträge. Ungebuchte Belege: Erlaubt eine Sammelrechnung für alle zusammengehörigen offenen oder freigegebenen Rechnungen oder Aufträge. Nur aktueller Stapel: Erlaubt eine Sammelrechnung nur für zusammengehörige Belege, die im selben Stapel generiert werden. Nie: Unterbindet Sammelrechnungen kategorisch, auch wenn dies in Abonnements so eingerichtet ist.
Sammelrechnungen für Zwischenrg. erlauben	Gibt an, ob Sammelrechnungen für Zwischenrechnungen erlaubt sind.

Die unterschiedlichen Sammelrechnungscodes können hier erstellt werden.

Nur zwei Abonnements mit dem gleichen Code können überhaupt zusammengefasst werden zusätzlich müssen folgende Felder übereinstimmen:

• Verk. an Debitor
• Rech. an Debitor
• Währungscode
• Belegart
• Designcode
• Auto-Text-Code
• Rechnungsrabattcode

Rechnungsdatumsermittlung

Mit der Rechnungsdatumsermittlung wird das Buchungsdatum, Belegdatum und Lieferungsdatum beim erstellen der Rechnung gesteuert werden. Ein Vorgabewert für alle Abonnements kann in der Abonnement Einrichtung hinterlegt werden.

Abb. Rechnungsdatumsermittlung Einrichtung

Feld	Beschreibung
Code	Gibt einen Code an, der diesen Satz an Rechnungsdatumsermittlungen eindeutig kennzeichnet.
Beschreibung	Gibt eine nähere Erläuterung der Rechnungsdatumsermittlung an.
Buchungsdatum	Gibt an, wie das Buchungsdatum ermittelt wird.
Belegdatum	Gibt an, wie das Belegdatum ermittelt wird.
Lieferungsdatum	Gibt an, wie das Lieferungsdatum ermittelt wird.

Manuelle Rechnungsfreigabe

Abonnements werden in der Regel automatisch für die Rechnungsstellung freigegeben, handelt es sich jedoch um Dienstleistungsstunden kann hierbei auch eine Freigabe nützlich sein, falls Abonnements noch nicht alle notwendigen Daten bekommen haben. Deshalb wird zwischen manueller und automatischer Freigabe unterschieden. Eine generelle Freigabeart wird über die Abonnement Einrichtung im Register Vorgabewert im Feld Freigabeart gespeichert. Über die Abonnementartengruppe kann eine abweichende Freigabeart gewählt werden.

Zwischenrechnung

Wenn eine Leistung im voraus abgerechnet wird, kann es immer während der Laufzeit zu Änderungen der Mengen oder Neukäufen kommt. Hierfür gibt es die Möglichkeit Zwischenrechnungen zu erstellen.

Das eine Zwischenrechnung vorliegt wird über das Feld Zwischenrechnungsdatum auf der Abonnementkarte gesteuert. Sobald ein Datum ausgefüllt ist erscheint auch das Feld Beginn Abgrenzungsperiode. Zwischenrechnungen können auch mit in Sammelrechnungen aufgenommen werden.

Automatisierung

Die Rechnungsstellung kann weitesgehend automatisiert werden. Dafür müssen

• Stapelrechnungsschritte
• Stapelrechnungspläne
• Aufgabenwarteschlange

eingerichtet werden.

Rechnungsabgrenzung

Gerade bei Abonnements, die für längere Zeiträume im voraus abgerechnet werden, ist es erforderlich, Rechnungsabgrenzungen zu buchen. Wenn zum Beispiel ein Abonnement für ein Jahr im voraus abgerechnet wird, soll der gesamte Erlös nicht in den Januar (oder welchen Startmonat auch immer) fließen, sondern auf die zwölf Perioden des Jahres aufgeteilt werden.

Bill-to erweitertet die Business Central Standard-Funktionalität der Abgrenzungsvorlagen, die dafür sorgen, dass eine Umbuchung auf die definierten Perioden automatisch erfolgen.

Genauere Informationen zur Rechnungsabgrenzung finden Sie hier.

Mengenkorrekturen

Die Voreinstellung der Mengenkorrekturoptionen werden vom Artikel in jede einzelne Abonnement­zeile übernommen, in welcher dieser Artikel angesprochen wird. Sie können jedoch auch auf der Artikelzeile selbst geändert oder dort erst eingestellt werden. Dies geht sowohl auf der Abonnement­zeile selbst als auch auf der Zeilenkarte, die von der Abonnementzeile aus aufgerufen werden kann.

Mit den Mengenkorrekturoptionen kann die tatsächlich ermittelte zu fakturierende Menge be­einflusst und geändert werden. Ein beispielhafter Geschäftsvorfall könnte folgendermaßen aussehen: Sie haben in einem abzurechnenden Monat 14 Supportstunden geleistet und zur entsprechenden Abonnementzeile aufgezeichnet. 5 Supportstunden sind jedoch kostenlos in ihrem Angebot an den Kunden enthalten, so dass sie von den 14 Stunden nur 9 berechnen wollen. Mit Mengenkorrekturen können Sie dies automatisiert umsetzen.

Mengenkorrekturen sind vor allem für die Kalkulationsmethode Standard-Verbrauch von Bedeutung. Kalkulationsmethoden, deren konsolidierte operative Mengen als ein Betrag mit der Menge 1 abgerechnet werden, sollten keine Mengenkorrekturen erfahren.

Wenn eine Mengenkorrektur angewendet wird, dann wird deren Auswirkung auch in einer Textzeile in der Rechnung erklärt, weil dadurch die aufgezeichnete Menge nicht mit der in Rechnung gestellten übereinstimmt.

Sehen wir uns die Optionen der Mengenkorrekturart im Einzelnen an.

Mindestmenge

Mit der Mengenkorrekturart Mindestmenge stellen Sie ein, dass eine bestimmte Menge immer ab­gerechnet wird, selbst wenn Sie im abzurechnenden Zeitraum weniger an Menge aufgezeichnet haben.

Stellen Sie sich den folgenden Geschäftsvorfall vor: In ihrem Vertrag mit dem Kunden ist vereinbart, dass Sie in jedem Abrechnungsintervall mindestens 10 Stunden für Support abrechnen, auch wenn diese nicht geleistet wurden; dies ist zum Beispiel Teil Ihres SLA.

Zu diesem Zweck setzen Sie die Mengenkorrekturart auf den Wert Mindestmenge und den Wert im Feld Mengenkorrektur auf 10. Wenn Sie nun im abzurechnenden Intervall nur 8 Stunden geleistet haben, werden dennoch 10 Stunden abgerechnet; die abzurechende Menge wird also auf die Min­destmenge erhöht. Wenn Sie mehr als die Mindestmenge aufgezeichnet haben, dann bleibt es bei der aufgezeichneten Menge; wenn also in diesem Beispiel 11 Stunden aufgezeichnet werden, werden auch 11 Stunden abgerechnet.

Als Informationstext wird auf der Rechnung zusätzlich die folgende Textzeile ausgegeben: „Eine Mindestmenge von 10 Einheiten wird berechnet.“

Enthaltene Menge

Mit der Mengenkorrekturart Enthaltene Menge stellen Sie ein, dass eine bestimmte Menge nie abgerechnet wird, selbst wenn Sie im abzurechnenden Zeitraum aufgezeichnet worden ist.

Stellen Sie sich den folgenden Geschäftsvorfall vor: In Ihrem Vertrag mit dem Kunden ist vereinbart, dass in jedem Abrechnungsintervall 10 kostenlose Stunden für Support enthalten sind; dies ist zum Beispiel Teil Ihres SLA.

Zu diesem Zweck setzen Sie die Mengenkorrekturart auf den Wert Enthaltene Menge und den Wert im Feld Mengenkorrektur auf 10. Wenn Sie nun im abzurechnenden Intervall 15 Stunden geleistet haben, werden von diesen 10 nicht abgerechnet; die abzurechende Menge wird um die enthaltene Menge auf insgesamt 5 Stunden gekürzt. Wenn Sie weniger oder gleich viele Stunden wie die enthaltene Menge aufgezeichnet haben, dann werden gar keine Stunden abgerechnet.

Als Informationstext wird auf der Rechnung zusätzlich die folgende Textzeile ausgegeben: „Eine Menge von 10 Einheiten ist ohne Berechnung enthalten.“

Eine Anrechnung nicht verbrauchter Stunden auf nachfolgende Abrechnungsintervalle erfolgt nicht.

Feste Menge

Mit der Mengenkorrekturart Feste Menge stellen Sie ein, dass eine bestimmte Menge unabhängig davon abgerechnet wird, welche Menge tatsächlich für das Abrechnungsintervall aufgezeichnet wurde.

Stellen Sie sich den folgenden Geschäftsvorfall vor: Sie haben mit einem Kunden einen festen Auf­wand für eine Dienstleistung vereinbart, der unabhängig vom tatsächlichen Aufwand in Rechnung gestellt wird, zum Beispiel 5 Stunden für ein Ticket eines Sprints. Hierbei handelt es sich praktisch um eine Festpreisvereinbarung.

Zu diesem Zweck setzen Sie die Mengenkorrekturart auf den Wert Feste Menge und den Wert im Feld Mengenkorrektur auf 5. Nun wird immer exakt diese Menge von 5 Stunden abgerechnet, unab­hängig davon, welche Menge an Stunden tatsächlich aufgezeichnet wurde. Sowohl 3 aufgezeichnete als auch 10 aufgezeichnete Stunden werden als 5 Stunden abgerechnet.

Als Informationstext wird auf der Rechnung zusätzlich die folgende Textzeile ausgegeben: „Eine fest Menge von 5 Einheiten wird berechnet.“

Korridor

Mit der Mengenkorrekturart Korridor definieren Sie einen Mengenkorridor, innerhalb dessen der Aufwand nach tatsächlich aufgezeichneter Menge abgerechnet wird. Unterhalb der unteren Menge des Korridors wird die aufgezeichnete Menge zur Abrechnung auf die untere Menge angehoben; oberhalb der oberen Menge des Korridors wird die aufzeichnete Menge zur Abrechnung auf die obere Menge abgesenkt. Nur innerhalb des Korridors von unterer und oberer Menge wird gemäß der tatsächlich aufgezeichneten Menge abgerechnet.

Nur für die Mengenkorrekturart Korridor wird neben dem Feld Mengenkorrektur auch das Feld Mengenänderung Obergrenze verwendet.

Stellen Sie sich den folgenden Geschäftsvorfall vor: Sie haben für eine einmalige oder wieder­kehrende Dienstleistung sowohl eine untere als auch eine obere Grenze von abrechenbaren Stunden vereinbart. Es gibt also eine Menge an Stunden, die Sie berechnen, auch wenn weniger Stunden geleistet wurden. Es gibt aber auch eine Menge an Stunden, die Sie nicht mehr berechnen können, auch wenn Sie geleistet wurden. Dies stellt so etwas wie eine flexible Festpreisvereinbarung dar, in der ein Teil des Risikos von Ihrem Kunden übernommen wird, nämlich dann, wenn Sie weniger Zeit benötigen als kalkuliert, und ein Teil des Risikos von Ihnen, nämlich dann, wenn Sie mehr Zeit benötigen als kalkuliert. Nehmen wir an, dass Sie den Aufwand auf 5 bis 8 Stunden geschätzt und sich auf diese Grenzwerte geeinigt haben.

Zu diesem Zweck setzen Sie die Mengenkorrekturart auf den Wert Korridor, das Feld Mengen­korrektur auf den Wert 5 und das Feld Mengenänderung Obergrenze auf den Wert 8. Wenn nun tatsächlich 6 Stunden geleistet wurden, werden auch 6 Stunden abgerechnet; wenn 7 Stunden geleistet wurden, werden auch 7 Stunden abgerechnet. Beide Werte befinden sich im vereinbarten Korridor. Wenn weniger als 5 Stunden aufgezeichnet wurden, wird die abzurechnende Stundenzahl auf die Mindestmenge des Korridors, also 5 Stunden, erhöht. Wenn mehr als 8 Stunden aufgezeich­net wurden, wird die abzurechnende Stundenanzahl auf die Höchstmenge des Korridors, also 8 Stunden, abgesenkt.

Als Informationstext wird auf der Rechnung zusätzlich die folgende Textzeile ausgegeben: „Ein Mengenkorridor von 5 bis 8 Einheiten wird berücksichtigt.“

Per Menge

Mit der Mengenkorrekturart Per Menge definieren Sie abzurechnende Mengeneinheiten, auf welche die tatsächlich aufgezeichneten Mengen heruntergebrochen werden. Anstelle der aufgezeichneten Menge wird also die Anzahl der Mengeneinheiten berechnet, die über das Feld Mengenkorrektur definiert wird.

Stellen Sie sich den folgenden Geschäftsvorfall vor: Ihre Leistungen werden in Minuten aufge­zeichnet, aber in Einheiten zu begonnenen Viertelstunden abgerechnet. Wenn Sie also 3 Minuten aufgezeichnet haben wird 1 x 15 Minuten abgerechnet; wenn Sie 27 Minuten aufgezeichnet haben, werden 3 x 15 Minuten abgerechnet.

Zu diesem Zweck setzen Sie die Mengenkorrekturart auf den Wert Per Menge und den Wert im Feld Mengenkorrektur auf 15. Wenn Sie nun 3 Minuten aufzeichnen, wird 1 Einheit abgerechnet. Wenn Sie 27 Minuten aufzeichnen, werden 3 Einheiten abgerechnet.

Als Informationstext wird auf der Rechnung zusätzlich die folgende Textzeile ausgegeben: „Die Menge wird in Einheiten zu 15 fakturiert.“

Stillstandszeiten

Wenn nach einer Abrechnung das Abonnement immer für einen definierten Zeitraum pausiert werden soll, wird dies über die Stillstandszeit auf der Seite Abrechnungsintervall festgelegt.

Folgende Felder sind dafür relevant:

Feld	Beschreibung
Stillstandzeitberechnung	Gibt eine Datumsformel an, die eine Stillstandzeit zwischen dem letzten und dem nächsten Abrechnungszeitraum bestimmt. Normalerweise beginnt der nächste Abrechnungszeitraum exakt einen Tag nach dem Ende des vorherigen, schließt also nahtlos an. Dazu brauchen Sie in dieses Feld nichts einzutragen. Stillstandzeiten sind aber nützlich für periodische Dienste wie Winterdienste. Definieren Sie die Stillstandzeitberechnung auf die gleiche Weise wie die den Abrechnungszeitraum. Beispiel: Wenn es eine Abrechnungszeit von fünf Monaten und eine Stillstandzeit von sieben Monaten gibt, bevor der nächste Abrechnungszeitraum beginnt, setzen Sie die Berechnung des Abrechnungszeitraums auf 5M-1T und die Stillstandzeit­berechnung auf 7M-1.
Status nach Stillstand	Über dieses Feld ist es möglich, den Status eines Abonnements nach dem Stillstand automatisch zu setzen. Erforderlich ist dies nicht, da die nächstmalige Faktura des Abonnements sowieso erst nach Ende des Stillstands und Beginn des darauf folgenden neuen Abrechnungszeitraums erfolgt. Aber vielleicht soll der Dienst nach Ende nach dem Stillstand nicht automatisch, sondern nur nach Dialog mit dem Kunden fortgeführt werden. Das Feld hat die folgenden Optionen: <Leer>: Der Status des Abonnements wird nicht verändert (bleibt also in der Regel auf Aktiv stehen). Aktiv: Der Status des Abonnements wird auf Aktiv gestellt. Ausgesetzt: Der Status des Abonnements wird auf Ausgesetzt gestellt. Dadurch wird das Abonnement auch bei Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums nicht automatisch fakturiert, sondern erst, nachdem er manuell wieder auf Aktiv gestellt wird.

Ein Beispiel für einen Winderdienst wird hier beschrieben.

Beleglose Faktura

In manchen Anwendungsfällen sollen pro Abrechnungsperiode keine Belege generiert werden. Dies ist typisch für Mietdauerrechnungen oder andere Einzugsverfahren, bei denen am Anfang der Abonnementlaufzeit eine Übersicht darüber ausgegeben wird, wann welche Summen abgebucht werden, für die einzelnen Abrechnungsintervalle aber keine gesonderten Rechnungselege für den Kunden mehr generiert werden.

Dies kann sehr einfach über die Option Sachposten im Feld Zu erstellende Belegart auf dem Register „Fakturierung“ der Abonnementkarte abgebildet werden. Wenn hier die Option Sachposten ausgewählt wird, werden durch die Faktura in jedem Abrechnungsintervall keine Belege generiert, sondern unmittelbar Sachposten gebucht.

Entsprechend heißt die Aktion im Menü Start der Abonnementkarte, welche die Faktura erstellt, nicht „Rechnung erstellen“ sondern Auf Sachkonten buchen:

Abb. Abonnementkarte Aktion Auf Sachkonten buchen

Alle pro Abrechnungsintervall gebuchten Transaktionen werden mitprotokolliert und sind ebenso einsehbar, wie es sonst die gebuchten Belege sind. Die entsprechende Aktion findet sich auf der Abonnementkarte unter Posten · Geb. Transaktionen.

Abb. Abonnementkarte Geb. Transaktionen

Über diese Aktion sind alle für das Abonnement gebuchten Transaktionen und die dadurch erzeugten Posten rückwirkend aufrufbar:

Abb. Geb. Transaktionen Liste

Behandlung von Nullrechnungen

Nullrechnungen können auftreten, wenn es z.B. Abonnements gibt, die ausschließlich Artikel beinhalten, die nach Verbrauch abgerechnet werden, aber im aktuellen Abrechnungszeitraum keine Verbräuche aufweisen.

Im Standard von Business Central können Nullrechnungen nicht behandelt werden. Beim Versuch der Verbuchung wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Das bedeutet auch, dass das zugrundeliegende Abonnement nicht automatisch in den nächsten Abrechnungszeitraum weitergeschaltet werden kann, da dies an die Verbuchung der Verkaufsrechnung gekoppelt ist.

Mit Nullrechnungen kann in bill-to jedoch sehr bequem auf verschiedene Weisen umgegangen werden. Wie das System Nullrechnungen grundsätzlich behandelt, wird in der Abonnement Einrichtung auf dem Register „Allgemein“ im Feld Behandlung von Nullrechnungen eingerichtet.

Einrichtung abonnement einrichtung allgemein

Dort stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• \<Leer>: Vorgehensweise wie in Standard Business Central. Die Nullrechnung muss manuell gelöscht, das Abonnement manuell auf den nächsten Abrechnungszeitraum gesetzt werden.

• Erstellen & Abonnement markieren: Nullrechnungen werden erstellt und können verbucht werden. Abonnements, die zu Nullrechnungen geführt haben, werden markiert.

• Abonnement markieren: Es werden keine Nullrechnungen erstellt. Abonnements, die zu Nullrechnungen geführt haben, werden markiert.

• Nächsten Abrechnungszeitraum setzen: Es werden keine Nullrechnungen erstellt. Abonnements, die Nullrechnungen erstellt hätten, werden automatisch in den nächsten Abrechnungszeitraum weitergeschaltet.

Eine ausführliche Erläuterung dieser Optionen findet sich im Kapitel Einrichtung · Abonnement Einrichtung · Allgemein.

Wenn eine der beiden Optionen gewählt wurde, bei denen die Abonnements markiert werden, die eine Nullrechnung erstellen würden bzw. erstellt haben (also: „Erstellen & Abonnement markieren“ oder „Abonnement markieren“), dann finden sich die markierten Abonnements unter der Kachel „Nullrechnungen“ auf dem Abonnement-Rollencenter:

Abb. Rollencenter Verkaufsbelege Abonnement

Wenn man auf die Kachel „Nullrechnungen“ klickt, öffnet sich eine Liste mit den aktuellen Nullrechnungen:

Abb. Nullrechnungen Liste

Aus dieser Liste heraus kann der Anwender nun entscheiden, wie er mit den Nullrechnungen umgehen möchte.

Die folgenden Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung
Abonnement	Öffnet die Abonnementkarte, damit ggf. versäumte Veränderungen am Abonnement vorgenommen werden können.
Faktura zurücksetzen	Die offene Faktura wird zurückgesetzt, und das Abonnement wird für eine erneute Abrechnung im selben Abrechnungs­zeitraum freigeschaltet. Falls bereits eine offene Nullrechnung existiert, weil mit der Option „Erstellen & Abonnement markieren“ gearbeitet wurde, wird diese offene Nullrechnung gelöscht. Die Auswahl dieser Aktion setzt gedanklich voraus, dass die Nullrechnung inhaltlich falsch war/wäre, weil vergessen wurde, im Abrechnungszeitraum erfolgte Leistungen im Abonnement zu hinterlegen.
Nächsten Abrechnungs­zeitraum setzen	Das Abonnement wird in den nächsten Abrechnungszeitraum weitergeschaltet. Falls bereits eine offene Nullrechnung existiert, weil mit der Option „Erstellen & Abonnement markieren“ gearbeitet wurde, wird diese offene Nullrechnung gelöscht. Die Auswahl dieser Aktion setzt gedanklich voraus, dass die Nullrechnung inhaltlich richtig war/wäre und es im aktuellen Abrechnungszeitraum tatsächlich nichts abzurechnen gibt.

Die Aktionen auf eines oder gleichzeitig auf mehrere ausgewählte Abonnements angewendet werden.

Preise

Individuelle Preise pro Abonnement

Über Abonnementpreislisten können individuell abweichende Preis pro Abonnement festgelegt werden. Genauere Informationen erhalten Sie hier.

Preiseingabe auf der Abonnementzeile

In der Regel werden Preise über die Preislisten geändert werden. Dieser Weg ist bei vielen Änderungen der Preise umständlich. Der Preis kann auch direkt über die Zeile geändert werden, dafür muss die Funktion über Abonnement Einrichtung und das Feld Preis auf Zeile eingeben aktiviert werden. Wichtig hierbei zu beachten ist, dass diese Funktion bei Preisstaffeln nicht genutzt werden sollte.

Indexpreise

Preise können periodisch autoamtisch um einen Prozentsatz erhöht werden. Dabei kann unterschieden werden zwischen einem
Einfachen Index: Der Basis Preis wird immer mit dem Index der Periode multipliziert.
Basis-Zinsenzins: Es werden alle Indices vom ersten bis zum letzten berechnet und summiert. Die jeweilige Berechnung wird über die Index-Berechnungspläne eingerichtet. Über die Preislisten kann dann der Index-Berechnungsplan dem jeweiligen Artikel oder Abonnement zugeordnet werden.

Pauschalpreise

Die Mengen in der Abonnementzeile können auch als Pauschalpreis interpretiert werden. Dafür muss auf der Artikelkarte das Feld Pauschalpreis Verkauf aktiviert werden, soll die Interpretation auch für den Einkauf gelten sollte das Feld Pauschalpreis Einkauf auch aktiviert werden. Wenn es zusätzlich noch eine Mengenstaffel gibt, dann können unterschiedliche Beschreibungen über das Feld Staffelbeschreibung auf der Artikelkarte gepflegt werden. Genauere Informationen finden Sie hier.

Nullpreise in Verbrauchskomponenten

Wenn bei verbrauchsbasierten Artikel auch ein Verkaufspreis mit 0€ erlaubt sein soll, zum Beispiel für kostenlose Supportstunden. Kann dies entweder über das Feld Nullpreise erlauben auf der Artikelkarte oder über die Zeilenkarte möglich gemacht werden.

Manuelle Preise / Importierte Preise

Der Preis für verbrauchsbasierte Artikel kann auch manuell eingetragen bzw. importiert werden. Dafür kann auf der Artikelkarte das Feld Komponentenpreisermittlung durch auf Manueller Preis / Import gestellt werden. Wenn diese Einstellung nur für ein Abonnement gelten soll, kann dies auch über die Zeilenkarte auf der Abonnementzeile angepasst werden.

Freie Abrechnungsmonate

Sollen einzelne gesondert Rabattiert werden, bis zu einem Rabatt von 100% kann dies über freie Abrechnungsmonate gesteuert werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Kalkulatorische Stückkosten

Es kann auf dem Abonnement direkt mit Kalkulatorischen Stückkosten gearbeitet werden. Es wird unterschieden zwischen mengenabhängigen und mengenunabhängigen Kosten und zwischen direkten und indirekten Kosten. Weitere Informationen wie die Einrichtung ist finden Sie hier .

Verwaltung

In diesem Abschnitt werden die Funktionen genannt, die bill-to bietet um die Verwaltung der Abonnements zu steigern.

Abonnementkonfiguration und vorlagen

Um Abonnements schneller manuell anlegen zu können, gibt es die Abonnement-Konfiguration und Abonnementvorlagen.

Art	Beschreibung
Abonnement-Konfiguration	In den Konfigurationen werden Kopfinformationen vorbelegt, diese können dann beim Neu erstellen von Abonnements ausgewählt werden.
Abonnementvorlagen	Abonnementvorlagen speichern Abonnementzeilen ab, dadurch können immer gleiche aufbauten gespeichert und entweder in ein Abonnement geladen werden oder direkt mit einer Abonnement-Konfiguration verbunden werden.

Watchlist-Ursachencodes

Für Abonnements, die Sie beobachten möchten, können Sie Watchlist-Ursachsachencodes festlegen und den Abonnements zuordnen. Diese gekennzeichneten Abonnements werden Ihnen in Ihrem Rollencenter angezeigt.

Abb. Watchlist Ursachencodes

Feld	Beschreibung
Code	Gibt einen Ursachencode an, der dem Abonnement Watchlist-Eintrag zugeordnet werden soll.
Beschreibung	Gibt eine Beschreibung an, wofür der Code steht.
Anzahl Abonnements	Gib die Anzahl der Abonnements an, die diesen Watchlist-Ursachencode zugeordnet haben.

Kundenabonnements

Eine mögliche Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Abonnements besteht damit darin, die kontinuierliche Pflege von Abonnements nach der ersten Anlage über die sogenannten Kundenabonnements zu führen, die mehrere Abonnements virtuell in eine Ansicht bringen und in dieser bearbeitbar machen.

Abb. Aktion Kundenabonnement

Die Art und Weise, wie ein solches virtuelles Kundenabonnement dargestellt wird, kann in der Kundenabonnement Einrichtung konfiguriert werden. Diese ist im Kapitel Einrichtung · Kundenabonnement Einrichtung ausführlich beschrieben. Es können unbegrenzt viele Einrichtungen für Kundenabonnements angelegt werden.

Im Kundenabonnement selbst stehen zahlreiche Felder und Aktionen zur Verfügung, die es dem Anwender erlauben, alle Abonnements eines Debitors übergreifend weiterzupflegen und aktuell zu halten.

Im Kopf des Kundenabonnements stehen vier Filterfelder zur Verfügung:

Abb. Aktion Kundenabonnement Filterfelder

Diese haben die folgende Funktion:

Feld	Beschreibung
Debitorennr.	Gibt die Nummer des Debitors an, dessen Abonnements im Kundenabonnement zusammengefasst angzeigt werden. Über die Lookup-Funktionalität dieses Feldes kann ein anderer Debitor ausgewählt werden; über die AssistEdit-Funktionalität ebenfalls. Der Unterschied besteht darin, dass in der Lookup-Funktionalität alle Debitoren angezeigt werden, während die AssistEdit-Funktionalität auf diejenigen Debitoren filtert, die auch tatsächlich mindestens ein Abonnement haben. Ein Kundenabonnement ist immer auf die Abonnements eines bestimmten Debitors gefiltert. Es werden nie die Abonnements mehrerer unterschiedlicher Debitoren in einem Kunden­abonnement angezeigt.
Abonnementartengrupp	Filtert alle anzuzeigenden Abonnements eines Debitors auf eine bestimmte Abonnementartengruppe. Ein Filter für dieses Feld kann in der Kundenabonnement Einrichtung vorbelegt, an dieser Stelle jedoch beliebig geändert oder komplett gelöst werden.
Abrechnungsintervall	Filtert alle anzuzeigenden Abonnements eines Debitors auf ein bestimmtes Abrechnungsintervall. Ein Filter für dieses Feld kann in der Kundenabonnement Einrichtung vorbelegt, an dieser Stelle jedoch beliebig geändert oder komplett gelöst werden.
Abonnementlaufzeit	Filtert alle anzuzeigenden Abonnements eines Debitors auf eine bestimmte Abonnementlaufzeit. Ein Filter für dieses Feld kann in der Kundenabonnement Einrichtung vorbelegt, an dieser Stelle jedoch beliebig geändert oder komplett gelöst werden.

Zahlreiche Aktionen im Kopf des Kundenabonnements ermöglichen es dem Anwender, Änderungen für die Zeilen mehrerer Abonnements gleichzeitig auszuführen.

Die folgenden Aktionen stehen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Abonnement	Ruft das Abonnement auf, das zu der Zeile des Kunden­abonnements gehört, auf dem sich der Satzzeiger gerade befindet.
Nächstes Kundenabo	Die Aktion Nächstes Kundenabo ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Nächstes Kundenabo: Zeigt das Kundenabonnement des nächsten Kunden an, wechselt also die Debitorennr. auf die nächste, d.h. diejenige, deren Nummer die nächsthöhere zur aktuellen ist. Vorheriges Kundenabo: Zeigt das Kundenabonnement des vorherigen Kunden an, wechselt also die Debitorennr. auf die vorherige, d.h. diejenige, deren Nummer die nächstniedrigere zur aktuellen ist. Letztes Kundenabo: Zeigt das Kundenabonnement des letzten Kunden an, wechselt also die Debitorennr. auf die letzte, d.h. diejenige mit dem höchsten Wert. Erstes Kundenabo: Zeigt das Kundenabonnement des ersten Kunden an, wechselt also die Debitorennr. auf die erste, d.h. diejenige mit dem kleinsten Wert. Alle Aktionen berücksichtigen nur Debitoren, die auch tatsächlich mindestens ein Abonnement besitzen.
Neu laden	Die Aktion Neu laden ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Neu laden: Lädt das Kundenabonnement auf der Basis der Standard-Einstellungen neu. Einrichtung laden: Ermöglicht das Laden des Kundenabonnements auf der Basis einer bestehenden Kundenabonnement Einrichtung. Einrichtung speichern: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Kundenabonnement Einrichtung auf der Basis der aktuellen Einrichtung des Kundenabonnements. Einrichtung bearbeiten: Ermöglicht die Bearbeitung der aktuellen Kundenabonnement Einrichtung.
Änderungen anwenden	Die Aktion Änderungen anwenden ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Änderungen anwenden: Wendet alle Änderungen, die in den Feldern Neues Erfassungsdatum, Neue Menge und Neue Mengenzeile erzeugen der Zeilen des Kundenabonnements definiert sind abonnementübergreifend an, schreibt sie also in die jeweiligen Abonnements zurück. Stapeländerungen einrichten: Bietet die Felder Erfassungsdatum und Menge an, die gefüllt und anschließend auf alle Zeilen des Kundenabonnements angewendet werden können. Erzeugen umschalten: Schaltet den Wert des Feldes „Neue Mengenzeile erzeugen“ von Ja auf Nein bzw. von Nein auf Ja um.
Komponenten erfassen	Die Aktion Komponenten erfassen ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Komponenten erfassen: Ermöglicht die manuelle Erfassung von Komponenten und Komponentenänderungen zu der Abonnementzeile, auf welcher der Satzzeiger aktuell steht. Beauftragte Menge: Ermöglicht die manuelle Erfassung der beauftragten Menge zu der Abonnementzeile, auf welcher der Satzzeiger aktuelle steht. Produktversion Benutzer: Ermöglicht die manuelle Erfassung von Prduktversion und Benutzer zu der Abonnementzeile, auf welcher der Satzzeiger aktuell steht. Die Aktionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn der Satzzeiger eines Kundenabonnements aktuell auf einer Zeile steht, welche eine Abonnementartikelzeile repräsentiert.
Zeilenkarte	Ruft die Zeilenkarte der Abonnementzeile auf, auf welcher der Satzzeiger des Kundenabonnements aktuell steht, und ermöglicht die Eingabe von Änderungen, als würde die Zeilenkarte aus der jeweiligen Zeile des Abonnements aufgerufen.

In den Zeilen des Kundenabonnements stehen die folgenden Felder zur Verfügung, von denen manche nur informativen Charakter haben, während andere zur Änderung von Werten dienen. Wenn Werte in Feldern geändert werden können, wird darauf entsprechend hingewiesen; alle anderen Felder haben nur informativen Charakter:

Feld	Beschreibung
Art	Gibt an, um welche Art von Zeile es sich handelt.
Nr.	Gibt die Nummer des Abonnement- oder Bundle-Artikels an.
Beschreibung	Gibt die Beschreibung der Abonnementzeile bzw. in den Überschriftzeilen die Beschreibung von Abonnementnr. und Abonnement selbst an.
Komponenten-ID	Gibt die Komponenten ID, also den eindeutigen Kennzeichner der Abonnementzeile an.
Kalkulationsmethode	Gibt die Kalkulationsmethode der Abonnementartikelzeile an.
Gehört zu Bundlenr.	Gibt die Bundelnr. an, zu welcher eine Abonnementartikelzeile ggf. gehört.
Menge	Gibt die aktuell der Abonnementzeile zugeordnete Abonnement- oder Verbrauchsmenge an.
Einheitencod	Gibt den Einheitencode der Abonnementartikelzeile an.
Neues Erfassungsdatum	Dieses Feld ist editierbar. Hier kann das Erfassungsdatum einer neuen Komponentenzeile für die aktuelle Abonnementzeile eingetragen werden. Alle Änderungen können abonnement­übergreifend über die Aktion Änderungen anwenden in die jeweiligen Abonnements zurückgeschrieben werden. Um Änderungen zurückschreiben zu können, müssen die Felder Neues Erfassungsdatum und Neue Menge gefüllt sein und das Feld Neue Mengenzeile erzeugen auf Ja stehen.
Neue Menge	Dieses Feld ist editerbar. Hier kann die Menge einer neuen Komponentenzeile für die aktuelle Abonnementzeile eingetragen werden.Alle Änderungen können abonnement­übergreifend über die Aktion Änderungen anwenden in die jeweiligen Abonnements zurückgeschrieben werden. Um Änderungen zurückschreiben zu können, müssen die Felder Neues Erfassungsdatum und Neue Menge gefüllt sein und das Feld Neue Mengenzeile erzeugen auf Ja stehen.
Neue Mengenzeile erzeugen	Dieses Feld ist editerbar, wenn Werte in den Feldern Neues Erfassungsdatum und Neue Menge vorhanden sind. Hier kann bestimmt werden, ob für die Abonnementzeile eine neue Komponentzeile erzeugt werden soll. Wenn Werte im Datums- und Mengenfeld vorhanden sind, wird das Feld Neue Mengen­zeile erzeugen von der Anwendung auf Ja, ansonsten auf Nein gesetzt. Alle Änderungen können abonnementübergreifend über die Aktion Änderungen anwenden in die jeweiligen Abonnements zurückgeschrieben werden. Um Änderungen zurückschreiben zu können, müssen die Felder Neues Erfassungsdatum und Neue Menge gefüllt sein und das Feld Neue Mengenzeile erzeugen auf Ja stehen.

Abonnementfamilie

Die Abonnementfamilie unterscheidet sich mit den Kundenabonnements daran, dass die Verbindung gepflegt werden muss und bei erstellten Rechnungen nur die Abonnementnummer des übergeordneten Abonnements angedruckt wird.

Abb. Abonnementfamilie

In der Abonnementfamilie selbst stehen zahlreiche Felder und Aktionen zur Verfügung, die es dem Anwender erlauben, alle Abonnements eines Debitors übergreifend weiterzupflegen und aktuell zu halten.

Zahlreiche Aktionen im Kopf der Abonnementfamilie ermöglichen es dem Anwender, Änderungen für die Zeilen mehrerer Abonnements gleichzeitig auszuführen.

Die folgenden Aktionen stehen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Abonnement	Ruft das Abonnement auf, das zu der Zeile der Abonnementfamilie gehört, auf dem sich der Satzzeiger gerade befindet.
Nächstes Abo	Die Aktion Nächstes Abo ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Nächstes Abo: Zeigt die nächste Abonnementfamilie an. Vorheriges Abo: Zeigt die vorheringe Abonnementfamilie an. Letztes Abo: Zeigt die letzte Abonnementfamilie an. Erstes Abo: Zeigt die erste Abonnementfamilie an.
Neu laden	Einrichtung bearbeiten: Ermöglicht die Bearbeitung der aktuellen Abonnementfamilien Einrichtung.
Änderungen anwenden	Die Aktion Änderungen anwenden ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Änderungen anwenden: Wendet alle Änderungen, die in den Feldern Neues Erfassungsdatum, Neue Menge und Neue Mengenzeile erzeugen der Zeilen der Abonnementfamilie definiert sind abonnementübergreifend an, schreibt sie also in die jeweiligen Abonnements zurück. Stapeländerungen einrichten: Bietet die Felder Erfassungsdatum und Menge an, die gefüllt und anschließend auf alle Zeilen der Abonnementfamilie angewendet werden können. Erzeugen umschalten: Schaltet den Wert des Feldes „Neue Mengenzeile erzeugen“ von Ja auf Nein bzw. von Nein auf Ja um.
Komponenten erfassen	Die Aktion Komponenten erfassen ist Teil einer Aktionsgruppe, welche die folgenden Aktionen bietet: Komponenten erfassen: Ermöglicht die manuelle Erfassung von Komponenten und Komponentenänderungen zu der Abonnementzeile, auf welcher der Satzzeiger aktuell steht. Beauftragte Menge: Ermöglicht die manuelle Erfassung der beauftragten Menge zu der Abonnementzeile, auf welcher der Satzzeiger aktuelle steht. Produktversion Benutzer: Ermöglicht die manuelle Erfassung von Prduktversion und Benutzer zu der Abonnementzeile, auf welcher der Satzzeiger aktuell steht. Die Aktionen stehen nur dann zur Verfügung, wenn der Satzzeiger einer Abonnementfamilie aktuell auf einer Zeile steht, welche eine Abonnementartikelzeile repräsentiert.
Zeilenkarte	Ruft die Zeilenkarte der Abonnementzeile auf, auf welcher der Satzzeiger der Abonnementfamilie aktuell steht, und ermöglicht die Eingabe von Änderungen, als würde die Zeilenkarte aus der jeweiligen Zeile des Abonnements aufgerufen.

In den Zeilen der Abonnementfamilie stehen die folgenden Felder zur Verfügung, von denen manche nur informativen Charakter haben, während andere zur Änderung von Werten dienen. Wenn Werte in Feldern geändert werden können, wird darauf entsprechend hingewiesen; alle anderen Felder haben nur informativen Charakter:

Feld	Beschreibung
Art	Gibt an, um welche Art von Zeile es sich handelt.
Nr.	Gibt die Nummer des Abonnement- oder Bundle-Artikels an.
Beschreibung	Gibt die Beschreibung der Abonnementzeile bzw. in den Überschriftzeilen die Beschreibung von Abonnementnr. und Abonnement selbst an.
Komponenten-ID	Gibt die Komponenten ID, also den eindeutigen Kennzeichner der Abonnementzeile an.
Kalkulationsmethode	Gibt die Kalkulationsmethode der Abonnementartikelzeile an.
Gehört zu Bundlenr.	Gibt die Bundelnr. an, zu welcher eine Abonnementartikelzeile ggf. gehört.
Menge	Gibt die aktuell der Abonnementzeile zugeordnete Abonnement- oder Verbrauchsmenge an.
Einheitencod	Gibt den Einheitencode der Abonnementartikelzeile an.
Neues Erfassungsdatum	Dieses Feld ist editierbar. Hier kann das Erfassungsdatum einer neuen Komponentenzeile für die aktuelle Abonnementzeile eingetragen werden. Alle Änderungen können abonnement­übergreifend über die Aktion Änderungen anwenden in die jeweiligen Abonnements zurückgeschrieben werden. Um Änderungen zurückschreiben zu können, müssen die Felder Neues Erfassungsdatum und Neue Menge gefüllt sein und das Feld Neue Mengenzeile erzeugen auf Ja stehen.
Neue Menge	Dieses Feld ist editerbar. Hier kann die Menge einer neuen Komponentenzeile für die aktuelle Abonnementzeile eingetragen werden.Alle Änderungen können abonnement­übergreifend über die Aktion Änderungen anwenden in die jeweiligen Abonnements zurückgeschrieben werden. Um Änderungen zurückschreiben zu können, müssen die Felder Neues Erfassungsdatum und Neue Menge gefüllt sein und das Feld Neue Mengenzeile erzeugen auf Ja stehen.
Neue Mengenzeile erzeugen	Dieses Feld ist editerbar, wenn Werte in den Feldern Neues Erfassungsdatum und Neue Menge vorhanden sind. Hier kann bestimmt werden, ob für die Abonnementzeile eine neue Komponentzeile erzeugt werden soll. Wenn Werte im Datums- und Mengenfeld vorhanden sind, wird das Feld Neue Mengen­zeile erzeugen von der Anwendung auf Ja, ansonsten auf Nein gesetzt. Alle Änderungen können abonnementübergreifend über die Aktion Änderungen anwenden in die jeweiligen Abonnements zurückgeschrieben werden. Um Änderungen zurückschreiben zu können, müssen die Felder Neues Erfassungsdatum und Neue Menge gefüllt sein und das Feld Neue Mengenzeile erzeugen auf Ja stehen.

Abonnement Zoom View

In dem Abonnement Zoom View können werden Abonnementköpfe und Zeile gleichzeitig in einer Liste angezeigt. In dieser können dann auch Mengenänderungen gesammelt hinzugefügt werden. Der Abonnement Zoom View ist auf dem Rollencenter zu finden.

Geänderte Abonnements

Es lässt sich eine Liste aufrufen in der nur die geänderten Abonnements seit einer bestimmten Zeitspanne hinterlegt sind. Zu finden ist die Funktion im Reiter Abonnements.

Abonnement-Alias

In vielen Fällen wird um auf eine genaue Abonnementzeile zu zeigen die Kombination aus Abonnementnr und Komponenten-ID benötigt, diese kann durch einen Abonnement-Alias ersetzt werden, welches die Handhabung zum Beispiel bei Imports von Mengenänderungen stark vereinfacht. Genauere Informationen finden Sie hier.

Stapelneuberechnung

Die Betragsfelder werden nicht bei jeder Änderung aktualisiert, wenn diese Aktualisierung manuell angestoßen werden soll kann dies über die Stapel-Neuberechnung geschen. Bei dieser können auch Filter hinterlegt werden, um es anwenderfreundlich zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie hier.

Stammdatenänderungen

Debitoren

Wenn bei Debitoren die Stammdaten geändert werden, können diese entweder nur für die Abonnements oder auch für offene Belege übernommen werden.

Adressfelder übertragen

Damit Adressfelder automatisch übertragen werden können, muss die Funktion in der Abonnement Einrichtung über das Feld Adressfelder übertragen aktiviert werden.

Erste Laufzeit verlängern

Die erste Laufzeit eines Abonnements kann automatisiert verlängert werden. Dafür wird das Feld Ersten Zeitraum erweitern um verwendet. Dadurch ist die ersteLaufzeit des Abonnements verlängert und geht danach auf die hinterlegte Periodenberechnung zurück.

Beauftragungsverfolgung

Es können Unterschiede zwischen einer kundenseitig genehmigten und der tatsächlich bereits bezogenen Menge bestehen. Die kundenseitig beauftragte Abonnementmenge kann in Beauftragungspositionen zu jeder Abonnementzeile mitgeführt werden.

In diesem Kapitel wird die Funktionsweise der Beauftragungsverfolgung erläutert.

Aktivierung

Damit eine Beauftragungsverfolgung zur Verfügung steht, muss in der Abonnement Einrichtung auf dem Register Allgemein das Feld Beauftragsverfolgung aktivieren eingeschaltet, d.h. auf True gesetzt werden.

Abonnement

Wenn die Beauftragungsverfolgung aktiviert ist, stehen in den Abonnementzeilen zwei zusätzliche Felder und eine Aktion zur Verfügung:

Abb. Beauftragte Menge

Aktion	Beschreibung
Beauftragte Menge	Über diese Aktion kann der Dialog aufgerufen werden, in dem die Beauftragungspositionen eingesehen und gepflegt werden können. Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn es sich bei der Art der Abonnementzeile um einen „Abonnementartikel“ oder einen „Bundleartikel“ handelt.

Feld	Beschreibung
Beauftragte Menge	Das Feld zeigt die Summe der für diese Abonnementzeile beauftragte Mengen an (von der nicht unbedingt die Gesamt­menge bereits abgerufen sein muss). Über die DrillDown-Funktion des Feldes kann derselbe Dialog zur Pflege der Beauftragungspositionen aufgerufen werden wie über die Aktion Beauftragte Menge.
Bis heute beauftragt	Das Feld zeigt die Sume der für diese Abonnementzeile bis zum aktuellen Arbeitsdatum, also in der Regel bis heute, beauftragten Mengen an. Das Feld ist im Standard ausgeblendet, kann aber vom Anwendereingeblendet werden.

Über die Aktion Beauftragte Menge oder die DrillDown-Funktionalität des Feldes Beauftragte Menge wird der Dialog zur Pflege der Beauftragungspositionen aufgerufen:

Abb. Abonnement Beauftragungsposten

Im obigen Beispiel ist der ursprünglich beauftragten Menge von 10 vom 1. September 2023 eine neue Beauftragung von weiteren 5 Lizenzen vom 1. Oktober 2023 hinzugefügt worden. Der aktuelle Tag (Arbeitstag) ist der 15. September 2023. Deshalb ist im Register Informationen im Feld Beauftragte Menge die Gesamtsumme von 15 Lizenzen ausgewiesen, während im Feld Bis heute lediglich 10 Lizenzen aufsummiert sind.

Feld	Beschreibung
Beauftragte Menge	Zeigt die Gesamtsumme der Mengen aller Beauftragungs­positionen für die jeweilige Abonnementzeile an. Das Feld ist nicht editierbar und wird während der Eingabe kontinuierlich aktualisiert.
Bis heute	Zeigt die Gesamtsumme der Mengen aller Beauftragungs­positionen für die jeweilige Abonnementzeile bis zum Arbeitsdatum an, d.h. in der Regel bis zum Tagesdatum. Das Feld ist nicht editierbar und wird während der Eingabe kontinuierlich aktualisiert.
Auftragsdatum	Zeigt das Datum einer Beauftragung an. Wenn dieses Feld nicht gefüllt ist, wird die Beauftragungsposition nicht angenommen.
Menge	Zeigt die beauftragte Menge an. Wenn dieses Feld nicht gefüllt ist, wird die Beauftragungspositionnicht angenommen.
Kontaktnr. Authorisierung	Zeigt die Nummer eines externen Kontakts, der die Beauftragung authorisiert hat. Über die AssistEdit-Funktionalität des Feldes werden die Kontakte auf die Kontakte des im Abonnement hinterlegten Debitors gefiltert. Grundsätzlich kann aber jeder im System verfügbare Kontakt ausgewählt werden.
Kontak Authorisierung	Zeigt den Namen eines externen Kontakts, der die Beauftragung authorisiert hat. Wenn das Feld Kontaktnr. Authorisierung gefüllt ist, wird der Name aus dem Kontakt belegt und kann nicht editiert werden. Wenn das Feld Kontaktnr. Authorisierung nicht gefüllt ist, kann ein beliebiger Name manuell eingegeben werden.

Verkaufsangebot

Wenn die Beauftragungsverfolgung in der Abonnement Einrichtung aktiviert ist, wird bei der Neuerstellung eines Angebots automatisch für jede den Bedingungen genügende Abonnementzeile eine Beauftragungsposition mit der Angebotsmenge erzeugt.

Informationen

In diese Abschnitt werden alle Funktionen erklärt, die das Abonnement um weiterer Informationen erweitert.

Produktversion

Zu jedem Abonnement kann die maßgebliche Produktversion erfasst werden. Jeder gültigen Abonnementzeile können ausführliche Informationen darüber hinterlegt werden, welcher Named User von wann bis wann welche Produktversion benutzt oder benutzt hat. Diese Informationen werden nicht mit der erfassten Komponentenmenge abgeglichen, sondern dienen lediglich der informativen Orientierung.

Abonnement Einrichtung

Um überhaupt mit Produktversionen und ggf. mit der Erfassung von Produktversionen und Named Users arbeiten zu können, muss das Feld Produktversion Ebene auf dem Register Allgemein der Abonnement Einrichtung entsprechend eingestellt sein:

Abb. Abonnement Eirichtung Register Allgemein Produktversion Ebene

Das Feld Produktversion Ebene hat vier Optionen mit den folgenden Bedeutungen:

• Abonnement: Die Produktversion kann nur auf der Ebene des Abonnements hinterlegt werden. Dabei wird ein Abonnementartikel des Abonnements zum Produkt bestimmt, das die Version für alle anderen Abonnementzeilen vorgibt.

• Abonnementzeile: Auf der Ebene der Abonnementzeilen können für jeden Abonnementartikel einzeln die Produktversion und Named User mit Start- und Enddatum gepflegt werden.

• Beide Ebenen: Umfasst die beiden vorgenannten Optionen. Produktversionen und ggf. zusätzliche Informationen bezüglich namentlicher Benutzer können sowohl auf der Ebene des Abonnements als auch auf der Ebene der Abonnementzeile gepflegt werden.

• Nie: Produktversionen und ggf. zusätzliche Informationen bezüglich namentlicher Benutzer können nicht gepflegt werden.

Artikel Einrichtung

Wenn die Benutzung von Produktversionen in der Abonnement Einrichtung freigeschaltet ist, müssen zunächst die Produktversionen in den Artikelstammdaten jedes relevanten Abonnement­artikels angelegt werden.

Produktversionen können über die Artikelkarte angelegt werden, indem einfach auf das FlowField Produktversionen geklickt wird:

Abb. Artikelkarte Register Abonnement Produktversion

Alternativ können die Produktversionen aus den Aktionen der Artikelkarte aufgerufen werden:

Abb. Artikelkarte Aktion Produktversionen

Gleich, ob über die DrillDown-Funktionalität des Feldes Produktversionen oder über die Aktion Produktversionen aufgerufen, öffnet sich dieselbe Seite, über welche die Produktversionen jedes Artikels eingesehen und bearbeitet werden können:

Abb. Produktversionen Liste

Sehen wir uns im folgenden an, wie Produktversionen im Abonnement selbst bzw. zu jeder Abonnementzeile gepflegt werden können.

Produktversion im Abonnement

Im Abonnement können auf dem Register Endkunde Informationen zur Produktversion hinterlegt werden:

Abb. Abonnementkarte Produktversion

Zunächst muss im Feld Produktnr. ein Produkt aus den Abonnementartikeln des Abonnements gewählt werden, das die Produktversion für das gesamte Abonnement bestimmt. Über die AssistEdit-Funktionalität dieses Feldes kann bill-to die Produktnummer automatisch aus den Abonnement­artikeln auswählen. Dabei wird der erste gültige Abonnementartikel gewählt. Er muss den folgenden Kriterien entsprechen:

• Der Abonnementartikel muss eine der folgenden Kalkulationsmethoden haben: Standard-Abonnement, Softwarelizenz, Kauflizenz, New Commerce Experience.

• Dem Abonnementartikel muss in den Artikelstammdaten zumindest eine Produktversion zugeordnet sein.

Wenn keine der beiden Kriterien erfüllt ist, kann die Produktnr. nicht automatisch ermittelt werden. Die automatische Ermittlung der Produktnr. wird nach dem Klicken auf den AssistEdit-Schalter mit der folgenden Bestätigungsaufforderung eingeleitet:

Abb. Produktnr. automatisch setzen

Nach der Eingabe oder automatischen Ermittlung der Produktnr. kann im Feld Produktversion Code die Produktversion hinterlegt werden. Dabei muss es sich um eine Produktversion handelt, die mit dem Artikel über seine Produktversionen explizit verknüpft ist.

Produktversion und Named User zur Abonnementzeile

Wenn in der Abonnement Einrichtung entsprechend eingerichtet, können zu jeder Abonnement­artikelzeile ausführliche Informationen in Bezug auf die Produktversion und die Benutzer hinterlegt werden, welche sie verwenden.

Der Abonnementartikel auf der Abonnementzeile muss dazu eine der folgenden vier Kalkulationsmethoden haben: Standard-Abonnement, Softwarelizenz, Kauflizenz, New Commerce Experience.

Die Produktversion Benutzer werden über die Aktionen der Abonnementzeile aufgerufen:

Abb. Abonnementzeilen Aktion Produktversion Benutzer

Dadurch öffnet sich die folgende Seite:

Abb. Produktversion Benutzer

Hier können die aktuellen sowie alle historischen Informationen zu den Benutzern des jeweiligen Abonnementartikels detailliert nachgehalten werden. Es kann eingegeben welche Benutzer welche Produktversion von wann bis wann benutzt haben.

Partnerkonten

Jedem Abonnement kann ein externes Partnerkonto zugewiesen werden. Dadurch kann z.B. die Zugehörigkeit eines Abonnements zu einem Microsoft VOICE-Konto oder anderen Partnerkontoarten abgebildet werden.

Partnerkontonten Einrichtung

Damit Partnerkonten überhaupt angesprochen werden können, muss zunächst das Feld Partner­konten erlauben auf dem Register Allgemein der Abonnement Einrichtung aktiviert werden:

Abb. Abonnementeinrichtung Register Allgemein Partnerkonten erlauben

Erfassen Sie nun alle benötigten Partnerkontarten, d.h. alle externen Partnerkontosysteme, mit denen Sie zusammenarbeiten. Die Partnerkontoarten können über die Aktionsgruppe Einrichtung aus dem Rollencenter Abonnement-Manager aufgerufen werden:

Abb. Partnerkontoarten Liste

Jeder Partnerkontart können Sie über die Aktion Partnerkonten alle zugehörigen Partnerkonten hinterlegen:

Abb. Partnerkonten Liste

Die Partnerkonten müssen nicht zwangsweise mit einem Debitor verknüpft werden. Es ist zudem überhaupt nicht nötig, Partnerkonten zu Partnerkontoarten anzulegen. Im Abonnement kann man eine Partnerkontonr. auch frei, d.h. ohne Verknüpfung zur Partnerkontentabelle hinterlegen.

Partnerkonten im Abonnement

Im Abonnement können Partnerkontoarten und Partnerkonten auf dem Register Endkunde hinterlegt werden:

Abb. Abonnementkarte Partnerkonte

Um eine Partnerkontonr. eingeben zu können, muss eine Partnerkontoart eingegeben werden, die in der Tabelle der Partnerkontoarten angelegt ist.

Die Partnerkontonr. selbst kann den Partnerkonten der jeweiligen Partnerkontoart zugeordnet sein und dann aus diesen ausgewählt werden. Sie kann im Abonnement aber auch frei eingegeben werden. Die Hinterlegung des Partnerkontos bei der Partnerkontoart wird nicht erzwungen und überprüft.

Abonnementarten

Über Abonnementarten können Filter gesetzt werden, sowie gesteuert werden, ob Abonnements manuell oder automatisiert freigegeben werden. Die Abonnementart dient an mehreren Stellen zur AUswertung und kann auch automatisiert als Dimension verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Abonnementartikelgruppe

Die Abonnementartikelgruppe wird an mehreren Stellen zur Auswertung oder Filterung verwendet. Genauere Informationen finden Sie hier.

Debiotrenabonnementgruppe

Die Debitorenabonnementgruppe wird an mehreren Stellen zur Auswertung oder Filterung verwendet. Genauere Informationen finden Sie hier.

Design

In diesem Kapitel werden alle Design relevanten Funktionen gebündelt.

Funktion	Beschreibung
Abonnementdesign	Das Abonnementdesign legt das Design für das Abonnementfest.
Standard-Texte	Erzeugt ausgewählte Texte beim erstellen des Belegs.
Auto-Texte	Erzeugt selbstgeschriebene Texte oder Platzhalter in Verbindungen mit Bedingungen.
Benutzerdefinierte-Texte	Ändert die zusätzlichen Texte unter der Abonnementzeile von bestimmten Kalkulationsmethoden.
Leistungsnachweis Design	Erzeugt ein weiteres Dokument bei Standard-Verbrauchsartikeln.

Integrationen

In diesem Kapitel werden einmal die Funktionen erläutert, welche die Integrationen in den Standard beschreiben.

Verkaufsangeboten

Aus einem Angebot können ein oder mehrere Abonnement erstellt, sowie Abonnement aktualisiert werden. Die genauere Einrichtung findet über die Abonnement Belegeinrichtung statt. Genauerer Informationen zur Integration mit den Verkaufsangeboten finden Sie hier.

Verkaufsgutschriften

Eine Gutschrift kann mit Einfluss auf die Mengen (Aus einer Verkaufsrechnung) oder ohne Einfluss auf die Mengen (Aus einem Abonnement) erstellt werden. Genauere Informationen zur Integration mit den Verkaufsgutschriften finden Sie hier.

Einkaufsbelege

Es können Einkaufsbestellungen und Einkaufsrechnungen aus einem Abonnement erstellt werden. Zusätzlich können bereits gebuchte Belege einem Abonnement nachträglich zugeordnet werden. Genauere Informationen zur Integration mit den Einkaufsbelegen finden Sie hier.

Ressourcen

In den Ressourcen Buch.-Blätter kann eine Verknüpfung zu einem Abonnement hinterlegt werden. Dadurch werden die Informationen, wie Preise oder Stückkosten direkt in das Abonnement übertragen. Genauere Informationen zur Integration der Ressourcen finden Sie hier.

Serviceartikel

Serviceartikel können mit einer Abonnementzeile verbunden werden. Dadurch können auf dem Serviceartikel Umsätze aus dem Abonnement angezeigt werden. Genauere Informationen zur Integration von Serviceartikel finden Sie hier.

Imports

Einheitenumrechnung

Zeiteinheiten können automatisiert beim Import umgerechnet werden. Damit die Umrechnung funktioiert muss in den Einheiten die Import-Einheit gepflegt werden.

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